10 Anzeichen, dass deine Organisation ein Update benötigt

Es knartscht und quietscht im Getriebe. Vorbei die Zeit, in der Organisationen wie gut geölte Maschinen im Gleichtakt schlagen und ein Zahnrad in das Andere greift. Die Forderungen nach Agilität, flachen Hierarchien und mehr Eigenverantwortung der Mitarbeitenden scheitern häufig an der Realität der täglichen Arbeit. Wer nun aber die Schuld bei den Mitarbeitenden sucht, der täuscht! Die Ursache ist vielmehr in der Art und Weise zu suchen, wie Arbeit im eignen Unternehmen organisiert ist — kurz: dem Betriebssystem.

In unserer Arbeit mit Menschen in Organisationen sehen wir immer wieder dieselben Symptome, die ein klares Indiz dafür sind, dass das Betriebssystem ein Update benötigt. Hier sind unsere Top10:

  1. Du verbringst 2/3 deiner Arbeitszeit in Meetings um dich Abzustimmen
  2. In Meetings hat die Mehrheit der Teilnehmenden ihre Kamera aus, es sprechen immer dieselben Personen
  3. Alle Kennzahlen stehen auf grün, alles läuft perfekt
  4. Du erfährst in der Kaffeeküche über wichtige Entscheidungen in deinem Unternehmen
  5. Du bekommst deine Aufgaben nicht pünktlich erledigt, weil die Anderen nicht liefern
  6. Alle Entscheidungen werden vom Management getroffen und du musst dafür Entscheidungsvorlagen und OnePager anfertigen
  7. Wenn du wirklich etwas voranbringen möchtest, dann wählst du den kurzen Dienstweg
  8. 2/3 deiner Aktivitäten finden außerhalb der vorgeschriebenen Prozesse statt
  9. Probleme werden innerhalb der eigenen Silos und nicht entlang des Wertstroms eskaliert
  10. Die Einführung neuer agiler Tools führt zu Frust und nicht zu mehr Agilität

Kommen dir einige Punkte davon bekannt vor? Wenn ja, dann gibt es zwei gute Nachrichten: (1) Damit bist du nicht alleine und (2) es gibt Wege, die Probleme an ihrer Wurzel zu packen. Die weniger gute Nachricht dabei: Das bedeutet Bereitschaft, altgediente Praktiken zu hinterfragen. Und es bedeutet Arbeit. Denn es gibt hier keine Abkürzungen oder Blaupausen.

Häufig erleben wir, dass agile Werkzeuge oder Praktiken in Unternehmen eingeführt werden ohne dabei die Mitarbeitenden in den Prozess einzubeziehen. Das führt zu Frust und mangelnder Akzeptanz — die gewünschte “Agilisierung” oder der Kulturwandel bleibt aus.

Wieso gibt es keine Blaupausen?

Nehmen wir an, ein immer wiederkehrendes Problem ist das Folgende: Mitarbeitenden können ihre Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen, da die Anderen ihre Teil nicht wie zugesagt liefern — also der Punkt Nr 5 unserer Liste. Die Ursachen für dieses Problem können höchst unterschiedlicher Natur sein. Zumeist handelt es sich um unklare Verantwortlichkeiten oder individuelle Zielkonflikte auf der Ebene der Mitarbeitenden. Das ist besonders in Gruppen zu beobachten, in denen zwischen Linien- und Projektaufgaben priorisiert werden muss. Eine weitere Ursache kann am mangelnden Fluss von Informationen zu finden sein. Wenn beispielsweise statt öffentlich in Gruppenkanälen wie mit Slack oder MS-Teams heute möglich, noch immer bevorzugt der Weg der 1:1 Gespräche oder langer Emailketten gegangen wird. Und machmal ist es auch gängige Praxis, da man sich schon immer erfolgreich um das Erledigen unangenehmer Aufgaben drücken konnte — man könnte von einem kulturellen Problem sprechen.

Es ließen sich an dieser Stelle noch weitere Ursachen aufzählen. Der Punkt der hier gemacht werden soll ist der Folgende: Blaupausen gibt es nicht! Organisationen sind schon alleine durch die Summe ihrer Mitarbeitenden einzigartig — sie sind soziale Gebilde. Sie haben eine ganz eigene Vergangenheit die ihre Gegenwart bestimmt. Sie unterscheiden sich in ihren Produkten und Dienstleistungen genauso wie in ihren Regeln, Prozessen und Strukturen, in ihren Werten und Normen — kurz: in Ihrem Betriebssystem.

Unter dem Begriff Betriebssystem verstehen wir die Gesamtheit der Art & Weise, wie Arbeit organisiert wird. Es unterstützt uns dabei, die Frage nach dem: „wie organisieren wir uns“ systematisch zu beantworten.

Das organisationale Betriebssystem

Ein verbreitetes Werkzeug um sich mit der eigenen Organisation auseinanderzusetzen, ist das Operating System Canvas. Das OS Canvas oder im deutschen auch Betriebssystem genannt, hilft uns dabei, die Frage nach:“Wie organisieren wir unsere Arbeit” systematisch zu beantworten. Es bricht Organisationen in einzelne Teilaspekte herunter, die dann systematisch oder spannungsbasiert bearbeiten werden können.

Auch wir bei NextGenerationWorX nutzen die Logik des organisationalen Betriebssystems. Es ist für uns ein praxistaugliches Werkzeug um mit unseren Kunden systematisch einzelnen Aspekte ihrer Organisation zu beleuchten und gemeinsam Lösungsstrategien zu entwickeln.


Der Originaltext ist auf Medium erschienen.

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