Wie funktionieren Organisationen? Regeln und deren Einhaltung

Unterschiede und Gemeinsamkeiten personengebundner, hierarchischer Organisationen und modernen selbstgesteuerten Organisationen

Häufig wird Selbstorganisation mit Anarchie verwechselt und man hört häufig den Spruch „Jeder macht, was er will“. Aus unserer Sicht ist es nicht so und wird auch nicht funktionieren. Es wäre wie eine „Headless Chicken Farm“.

Das Gegenteil ist der Fall, die Ordnung entsteht durch Regeln und Absprachen im Sinne der Arbeitsteilung zum gemeinsam gegeben Zweck. Wo in einer klassischen personengebundenen Hierarchie die Ordnung und Regelungsumgebung über die hierarchischen Strukturen und Prozesse geregelt ist, ersetzt die grundsätzliche Ordnung einer dezentralen autonomen Struktur in Selbstorganisation die „Hierarchie der Sinn & Zwecke“. Absprachen bzw. „Verträge“ oder Regeln.

Besonders in der Art der Zusammenarbeit der Gruppen untereinander und der Personen innerhalb der Zweckgemeinschaft sind umso wichtiger, weil die Verantwortung und Regelungen nicht wie in einem klassischen Ordnungssystemen außerhalb liegen. Wir Menschen brauchen Orientierung, um uns in der Welt zurecht zu finden, wir müssen wissen, was unsere Aufgabe ist und lernen mit anderen gemeinsam zu arbeiten. In klassischen Organisationen wissen wir, dass wir diese Orientierung bekommen. Wir sehen häufig, wenn wir über Selbstorganisation reden, dass es vielen Menschen Sorgen bereitet, diese Orientierung zu verlieren. Deshalb ist es einer der elementarsten Bausteine von modernen Organisationen, die die Vorteile der Selbststeuerung nutzen wollen, hier besonderes Gewicht hineinzulegen.      

Eine interessante Frage aus inspiriert aus LinkedIn (Danke! Carsten) und eine Frage die uns auch häufig in der Praxis begegnet.

„Was passiert, wenn sich Mitarbeitende nicht an die abgesprochenen Regeln halten?“ Und was passiert, wenn ein Team sich Regeln gibt, die andere Teams beeinträchtigen?”

These: Es ist sehr viel leichter sich in klassischen Organisationen nicht an Regeln zu halten, da die Verantwortung der Einhaltung und die Konsequenzen daraus nicht in der Verantwortung des Teams liegt, sondern in komplexen Prozessen, Workflows oder außerhalb des Teams ist. 

Zum einen sind Prozesse meist sehr abstrakt und in der Zeit gewachsen. Man spricht oft von „organisatorischen Schulden“ die sich im Laufe der Zeit in den Prozessbeschreibungen anlagert. (Organisatorische Schulden sind Regelungsfragmente, die sich im Laufe der Zeit ansammeln und nicht zurückgenommen werden. Sie sind meist aus einmaligen oder seltenen Vorfällen entstanden. Überregelung ist meist die Folge).

Ein sehr gutes Versteck.

Zum anderen ist ein weiterer wesentliche Fakt, dass die personengebundene Hierarchie die Regelbrecher ungewollt schütz. Der Regelbruches ist nicht nur schwerer sichtbar, sondern wird auch keine direkten Konsequenzen nach sich ziehen. Es braucht immer den Verantwortungseigner als Schiedsgericht, was dem Verantwortlichen sehr viel Kraft, Aufmerksamkeit und Zeit kosten wird und im schlimmsten Fall aus Zeitmangel, Intransparenz, … abgetan werden kann. Das führt zu einer Schwächung des Regelwerks bis hin zur “Nichtakzeptanz” der geltenden Regeln.

In selbstorganisierten Organisationen ist dieser Schutz der Nichtverantwortung und der „komplexen Prozesse und Regelungen“ nicht vorhanden, hier ist der Regelbruch sehr viel sichtbarer und die Konsequenzen sehr viel direkter.

Auf die Frage bezogen und einfach ausgedrückt: Wenn das Team damit leben kann, dass einzelne sich nicht an die vereinbarten Regeln halten, dann wird mit ihnen nichts passieren. Das Team wird sich anpassen und Regeln werden sich ändern. Aber, wenn das Team damit nicht leben kann und Konsequenzen möglich sind, dann wird es sich im schlimmsten Fall von ihnen trennen.

In jedem Fall wird das “Fehlverhalten” zum Gespräch werden und es löst "Selbstregelung" aus,

..was der Normalfall ist. Es führt zum „Neuverhandeln“ der Regeln und dem Versuch des gemeinsamen Verständnisses des Regelbruches. Es kann Regeländerung bedeuten oder zum besseren Verständnis der Regeln beim Regelbrecher. Im Allgemeinen gehen wir davon aus, dass Mitarbeitende selbstorganisierter Teams zusammenarbeiten wollen.

Voraussetzung dafür ist, dass es in einer Organisation möglich ist, sich selbst zu regeln und es auch Konsequenzen geben darf. Das sind Zutaten für Selbstheilungsprozesse im Sinne der Zusammenarbeit. Es wird sich dann "regeln".

Noch deutlicher wird es bei Regeln, die andere Teams beeinflussen. Wenn Niemand da ist, der eine Spannung zwischen den Teams von außen regelt und sie selbst dafür verantwortlich sind, wird sich im Normalfall auch eine "Selbstregelung" einstellen.

Damit es in beiden Fällen funktionieren kann, ist es wichtig, dass die Verantwortung vom System („Das Versteck“) auf das Team übergeht, denn wie schon gesagt, Regeln brauchen wir um uns zurechtzufinden.

An der Stelle ist es nochmal sehr wichtig zu erwähnen das Orientierung und der Umgang mit Regelbruch in allen Organisationsformen funktionieren kann, wenn die Abweichungen auf „den Tisch“ kommen und sie konsequent behandelt werden.

Es ist in klassischen Organisationen nur sehr viel aufwändiger. Regelbrecher haben es sehr viel leichter sich zu verstecken und müssen weniger Konsequenzen fürchten. Hier liegt ein weiterer Vorteil moderner Organisationsformen.

Voraussetzung ist immer und bleibt immer, das Verständnis darüber, dass wir für unser Miteinander und unsere Orientierung Regeln brauchen, um uns zurechtzufinden. Das wir begreifen, dass Regelbruch auch ein Vertrauensbruch mit unserer Umgebung bedeutet und im schlimmsten Fall dazu führt, dass „Alle machen, was sie wollen“ und damit eine Zusammenarbeit nicht mehr möglich ist.